Digitalisierung mit Drivve | Image und Drivve | DM
heibad Badmöbel Vertriebs GmbH
Ruth und Reinhard Schmidpeter gründeten im Jahr 2000 die heibad Badmöbel Vertriebs GmbH als reine Vertriebsgesellschaft. Das Unternehmen expandierte schnell und entwickelte sich innerhalb kürzester Zeit zum Industrieunternehmen mit eigener Fertigung. Seit 2016 lenken Andreas Schmidpeter und Geschäftsführer Martin Uhlig die Geschicke des Unternehmens. Nach dem Motto „Made in Germany“ fertigt das inzwischen rund 80-köpfige Team der heibad Badmöbel Vertriebs GmbH hochqualitative Badmöbel in der eigenen modernen Produktionsstätte im mittelfränkischen Heideck.
Das stetige Wachstum der heibad Badmöbel Vertriebs GmbH schlägt sich auch in der Anzahl von Dokumenten nieder. Technische Zeichnungen, Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und andere Dokumente wurden in einem Archiv aufbewahrt, um bei Bedarf darauf zugreifen zu können. Um mehr Handlungsspielraum zurückzugewinnen und schneller auf kurzfristige Anforderungen reagieren zu können, sollte bei der heibad Badmöbel Vertriebs GmbH das gesamte Archiv digitalisiert werden. Aktuelle und archivierte Dokumente sollen für einen reibungslosen Informationsfluss zentral und digital gespeichert sowie Prozesse automatisiert werden.
Gemeinsam mit der heibad Badmöbel Vertriebs GmbH analysierte Grasenhiller die aktuelle Situation und die Bedürfnisse des Betriebs. Darauf aufbauend wurden die beiden Softwarelösungen Drivve | Image und Drivve | DM eingeführt.
Die Scansoftware Drivve | Image ermöglicht der heibad Badmöbel Vertriebs GmbH eine schnelle und einfache Verarbeitung und Verteilung der Dokumente. Die Scansoftware nutzt die vorhandene Infrastruktur und ermöglicht es in einem Vorgang Dokumente zu scannen, mit Daten zu versehen, in digitalen Akten abzulegen oder per Workflow zum nächsten Bearbeiter weiterzuleiten. Das Dokumenten Management System Drivve | DM verwaltet auf einfache Art und Weise sämtliche Daten an zentraler Stelle. Unabhängig vom Aufenthaltsort hat jeder berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf alle Informationen, die für seine Arbeit notwendig sind. So liegen innerhalb weniger Sekunden sämtliche Unterlagen zu einem Kunden oder Projekt zusammenhängend vor.
Mit der implementiereten Lösung steht der heibad Badmöbel Vertriebs GmbH insbesonderer ein durchgängiger, papierloser Eingangsrechnungsworkflow zur Verfügung. Vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung optimiert der digitale Workflow das Kreditorenmanagement und reduziert den administrativen Aufwand für Ablage, Recherche und Transport von Belegen. Mit wenigen Mausklicks können Mitarbeiter in der Buchhaltung sicher und komfortabel durch das Rechnungsarchiv navigieren. Die Versionsverwaltung sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung das gleiche Dokument lesen, teilen und bearbeiten können.
Die Kunden- und Lieferanteninformationen werden ständig mit der bereits vorhandenen Datenbank der Warenwirtschaft abgeglichen, um Fehler zu vermeiden. Durch die gemeinsame Datenbasis können alle relevanten Informationen, schnell, einheitlich und ohne Redundanzen und Inkonsistenzen, transparent und schnell kommuniziert werden. Neben der Optimierung der Daten werden so ganze Arbeitsabläufe verbessert und potenzielle Fehlerquellen eliminiert. Automatisierte Routineabläufe vereinfachen die Arbeit und lassen eine Fokussierung auf das Kerngeschäft zu. Das motiviert Mitarbeiter und spart zudem Zeit.
Mit der Einführung der beiden Lösungen Drivve | Image und Drivve | DM wurde bei der heibad Badmöbel Vertriebs GmbH der erste Schritt in Richtung digitales Office gemacht. Die gesamte Bearbeitung von Dokumenten, angefangen vom Erfassen über die einzelnen Bearbeitungsstufen bis zur endgültig ruhenden Archivablage, erfolgt schnell und einfach. Anwender bei der heibad Badmöbel Vertriebs GmbH haben mit dem Dokumenten Management System nicht nur ein Werkzeug zum schnellen Informationszugriff erhalten, sondern werden nun auch optimal durch diverse Workflows bei der Arbeit mit Dokumenten unterstützt.
