Wirksames Managen von Dokumenten
Durch die Digitalisierung Zeit sparen
Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Gutschriften, Mahnungen — jeden Tag wächst die Informationsmenge, die Unternehmen auf Papier bändigen müssen. Mit einem Dokumenten Management System (DMS) steht eine moderne Lösung für lückenlose Dokumenten-Workflows zur Verfügung, die ein Unternehmen in eine sichere, papierlose Zukunft führt. Die Investition in eine Archivierungslösung amortisiert sich in der Regel bereits nach wenigen Monaten.
Bei der Frage nach der Digitalisierung des täglichen Schriftverkehrs und den verschiedensten Unterlagen scheiden sich aber nach wie vor die Geister. Der Umstieg von Papier auf digitale Dokumente gilt jedoch als wichtiger Erfolgsfaktor für die digitale Transformation. Analoge Dokumente stellen eine erhebliche Hürde für die Beschaffung, Verarbeitung und Weitergabe funktionsübergreifender Informationen dar. Datenformate und die Datenqualität sind in der Regel so unterschiedlich, dass die Geschäftsprozesse eines Unternehmens nicht zentral gesteuert werden können. Im besten Fall kostet die Suche nach einem Dokument nur Zeit. Im schlechtesten Fall führt sie zu Kundenverlusten und verpassten Chancen.
Die Grundlage ist die Digitalisierung von Unterlagen
Der Start in den integrierten Dokumenten-Workflow erfolgt mit dem Scan-Service für das Scannen, Ordnen und Speichern von Dokumenten. Mit einer Digital-Imaging Lösung lassen sich alle Daten auf einer digitalen Plattform zusammenführen, unabhängig davon, in welcher Form sie ursprünglich vorlagen. Papierdokumente können gescannt und indexiert werden, so dass gezielt nach bestimmten Merkmalen gesucht werden kann. Dabei lassen sich die Funktionen an die Bedürfnisse eines jeden Handwerksbetriebs anpassen. So kann sichergestellt werden, dass ein gescanntes Dokument bereinigt, mit relevanten Daten angereichert, an der exakt richtigen Stelle abgelegt und innerhalb von Sekunden wiedergefunden werden kann.
Mit einem Dokumenten Management System lassen sich die erfassten Informationen anschließend verwalten und archivieren - mit schnellem Zugriff von jedem Arbeitsplatz aus und Schnittstellen zu bestehenden Anwendungen, wie E-Mail oder Warenwirtschaft. Die Akten organisiert ein Dokumenten Management System wie eine herkömmliche papiergebundene Ablage. Weitreichenden Sicherheitsmaßnahmen und Zugangsberechtigungen sichern die Dokumente gegen unbefugte Benutzung. Und das Beste: die Informationen sind zu 100 % verfügbar — wo immer und wann immer sie im Unternehmen benötigt werden. Es muss lediglich der Aktenname oder die Aktennummer in das Smartphone eingegeben werden und sofort öffnet sich die virtuelle Aktenablage. Alle Dokumententypen lassen sich revisionssicher archivieren, Aufbewahrungsfristen und andere gesetzliche Regelungen pro Dokumententyp individuell abbilden. Die Verwaltung der Dokumente erfolgt datenbankgestützt und elektronisch und Informationsblockaden, die durch Medien- oder Systembrüche entstehen, werden aufgelöst.
Vorteile eines DMS-Systems
- Senkung der Kosten für dokumentengebundene Prozesse
- Ausschöpfen von Skonti und Vermeiden der Mahngebühren
- Reduktion des papiergebundenen Archivs auf ein Minimum
Produktivitätssteigerung
- Zeitersparniss durch den Wegfall der papiergebundenen Dokumentensuche
- Automatisierung manueller, fehleranfälliger Prozesse
- Verbesserung der Teamarbeit durch transparente Workflows
- Beschleunigung bei der Bearbeitung und Zahlung von Rechnungen
Kundenbindung
- Beantwortung von Kundenfragen schnell und kompetent — durch die richtige Information per
- Mausklick
- Teilen der projektbezogenen Informationen mit dem ganzen Team
- Optimierte Verwaltung interner Daten, wie Personalunterlagen
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