Wann ist die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) sinnvoll?

Vor allem Druck und Versandkosten belasten den Etat von Unternehmen. Hier liegt ein beträchtliches Einsparpotenzial, das oftmals unterschätzt wird. Dabei können mit einem Dokumenten Management System alle papiergebundenen Prozesse elektronisch abgebildet werden. Wie hoch sind Ihre jährlichen Kosten für das Drucken und Versenden von Geschäftsbriefen? Wie viel davon entfällt auf internen oder externen Schriftverkehr wie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen? Haben Sie sehr hohe Kosten, lohnt die Anschaffung eines DMS. Haben Sie weniger als 50 Rechnungen im Jahr, ist dieser Punkt für Sie wenig interessant.

Bestellungen, Lieferscheine, Mahnungen, Rechnungen - viele Prozesse in einem Unternehmen wiederholen sich und haben eine sehr hohe Durchlaufzeit. So kann ein Dokument einer bestimmten Klasse, sagen wir eine Eingangsrechnung, zunächst am Empfang beim Sachbearbeiter A eintreffen, der dann die sachliche Richtigkeit prüft. Nachdem dieser die Arbeit am Dokument beendet hat, wandert das Dokument zur Buchhaltung, wo ein Sachbearbeiter B das Dokument erneut prüft, einscannt, indexiert und verbucht. Anschließend weist Sachbearbeiter C eine Zahlung an usw., ein typischer Eingangsrechnungsworkflow. Mit einem DMS werden die zugrundeliegenden Papierdokumente gleich zu Beginn digital erfasst und dann über Workflows durch das Unternehmen geleitet.  Dabei lässt sich individuell festlegen, wer welche Aktion am Dokument ausführt.

Jeder Workflow kann in einen oder mehrere Einzelschritte, die sequentiell, parallel oder zu einer bestimmten, festgelegten Frist ausgeführt werden, unterteilt werden. Auch verzweigte Workflows sind möglich, so kann sich z.B. abhängig vom Ergebnis eines Workflowschritts verschiedene andere Workflowschritte anschließen. Die Bearbeitungsgeschwindigkeit lässt sich dadurch deutlich steigern. Wenn diese Abläufe in Ihrem Unternehmen schnell genug funktionieren, besteht hier naturgemäß wenig Änderungsbedarf. 

Wo ist denn eigentlich die Rechnung? Wie oft stellen Sie sich diese Frage? Wir alle kennen die frustrierende Suche nach dem einen Dokument. Nachdem man endlose Aktenordner durchforstet hat, findet man endlich die gewünschte Unterlage. Informationen und Dokumente schnell zu finden, spart bei der täglichen Arbeit enorm viel Zeit. Mit einem DMS kann gezielt nach einem Dokument beziehungsweise nach bestimmten Merkmalen eines Dokuments gesucht werden. Wie viel Zeit wird in Ihrem Unternehmen mit dem Suchen nach Informationen verbracht? Dieser Aufwand wird häufig unterschätzt und lässt sich senken.

Nicht nur im Unternehmen sind Informationen für Sie von entscheidender Bedeutung - vor allem bei Kundengesprächen, auf Reisen oder auch im Außendienst müssen Sie jederzeit "up to date" sein. Haben Sie mehrere Standorte? Und sind Ihre Mitarbeiter häufig, wenn nicht sogar täglich im Außendienst? Selbstverständlich können Sie, wenn Sie ein bestimmtes Dokument benötigen, im Büro anrufen und nachfragen. Die Kosten für diese Anrufe summieren sich allerdings in vielen Unternehmen. Hier kann ein Dokumenten Management System viel Arbeitszeit sparen und die Kosten für Kommunikation senken, die ohnehin zu den fünf größten Ausgabenpositionen im Unternehmen zählen. Weitreichende Sicherheitsmaßnahmen und Zugangsberechtigungen sichern die Dokumente gegen unbefugte Benutzung. Und das Beste: die Informationen sind zu 100 % verfügbar — wo immer und wann immer sie im Unternehmen benötigt werden.

Eine Steuerprüfung? Na großartig. Und dann auch noch das: Stapel über Stapel, hier und dort liegen Dokumente in den Ablagen. Es liegen dutzende Ordner in den Aktenschränken, von den letzten 10 Jahren. Sie sind jetzt schon schlecht gelaunt, da Sie bereits wissen, nicht alle Dokumente in kürzester Zeit zu finden und die Prüfung wird sich ohnehin über mehrere Tage hinwegziehen. Und dann müssen Sie auch einen Mitarbeiter abstellen, der die entsprechenden Dokumente heraussucht. Schließlich entsprechen die digitalen Dokumente auch nicht den gesetzlichen Anforderungen. Dafür benötigen Sie eine Software, die so archiviert, dass ein Schreibzugriff technisch ausgeschlossen wird und das macht ein professionelles Dokumenten Management System.